Zawód sekretarz zarządu

sekretarz zarządu dostarcza wsparcia administracyjnego dla zarządu, co obejmuje dostarczanie niezbędnych informacji, wykonywanie zadań biurowych takich jak: przygotowywanie korespondencji, organizowanie spotkań, przyjmowanie gości oraz ustalanie terminów. Sekretarz zarządu może również nadzorować pracę personelu biurowego.

Zadaniach

• Odpowiada, rejestruje i przekierowuje rozmowy telefoniczne, przyjmuje wiadomości a także odpowiada na prośby i pytania.
• Wita gości i prowadzi ich do odpowiednich osób.
• Otwiera, sortuje i dystrybuuje przychodząca korespondencję, w tym również faxy oraz emaile; przygotowuje odpowiedzi na korespondencje zawierającą rutynowe pytania.
• Czyta i analizuje przychodzące informacje, dokumenty oraz raporty w celu określenia ich znaczenia oraz zaplanowania dystrybucji.
• Przygotowuje korespondencję, memo, raporty, prezentacje i inne dokumenty ze szkiców, ręcznie sporządzonych kopii, zapisków itp. używając do tego na przykład komputera z odpowiednim oprogramowaniem.
• Wypełnia i poprawia dokumenty, korespondencję, zapiski i raporty oraz tworzy system archiwizacji.
• Tworzy i kontroluje terminarz członków zarządu.
• Organizuje podróże, spotkania biznesowe, konferencje dla członków zarządu.
• Przygotowuje porządek spotkań i je organizuje (np. spotkania komitetów lub zarządu) uczestniczy w spotkaniach i je protokółuje.
• Szuka i zbiera informacje dla członków zarządu.
• Wykonuje praca biurowe takie jak zamówienia dostaw, serwowanie napojów i zgłaszanie awarii urządzeń biurowych.
• Nadzoruje prace innych pracowników biura i deleguje na nich obowiązki.

Powrót do listy zawodów zawodow.